Сегодня в рубрике "Наука в жизни" рассматривается значение деловой переписки. Письменная форма делового общения имеет свои особенности. Умение правильно строить письменное взаимодействие определяется уровнем культуры специалистов и влияет на формирование имиджа организации.       

Подготовка современного выпускника вуза направлена на формирование таких общекультурных компетенций, которые будут вносить свой вклад в повышение управленческой культуры различных организаций, фирм, компаний и учреждений в России. Управленческая культура самого разного уровня должна обеспечить готовность управления к открытому диалогу, взаимообогащению культур. Она призвана обеспечить формирование современной открытой культуры управления.

Для осуществления данной функции как никогда важны навыки делового общения. С учетом нынешних средств общения возрастает роль письменного делового общения. Для ведения деловой переписки необходимо повышать свою компетентность с учетом современных требований и информационных технологий. Это относится к числу базовых компетенций специалиста любого профиля подготовки в высшей школе. Необходимость подготовки выпускников по ведению письменного делового общения подтверждается и со стороны работодателей.

Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для передачи информации и во взаимодействие между людьми в обмене деловыми письмами. Деловая беседа или встреча использует форму устного делового общения.

В деловом общении особенностью является установление правил, ограничений, регламента. Написанное слово обладает силой, гораздо большей, чем слово, которое произнесено.  Письмо можно перечитывать несколько раз. В сложных ситуациях на предприятии обязательно прибегают к письменному сообщению.

Электронное письмо – документ, направляемый по электронной почте, используется в современном деловом общении. Заявления, обращения, докладные записки, и другие виды письменного общения, применяются внутри предприятия. Для организации письменное общение порой незаменимо. Письма, реклама, пресс-релизы - все это влияет на формирование имиджа компании.

Таким образом, современные письменные виды делового общения - это разнообразные служебные документы.

Различают следующие письменные виды делового общения:

Договор – документ, правовое соглашение юридических лиц или физического лица с юридическим лицом.

Заявление – документ, содержащий обращение гражданина, жалобу или предложение какого-либо лица, направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение недостатков на предприятии, адресованный организации или к должностному лицу учреждения.

Распорядительная документация – это документы, реализующие акт управления государственного органа, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий. Выделяют две группы распоряжения: длительного действия и касающиеся конкретного вопроса. К распорядительной документации относятся: приказ, постановление, распоряжение, указание.

Приказ – это распоряжение руководителя. Письменный приказ — это нормативный акт управления, используется в письменной форме. Цель данного документа – решение вопросов на предприятии, также вопросов планирования, отчетности и др. Приказ начинается словом «Приказываю» и излагается в повелительном наклонении от первого лица.

Акт – документ, удостоверяющий установленные действия или факты жизни и составляется несколькими лицами.

Справка - это подтверждение, каких либо фактов. Она может быть предназначена для получения информации по интересующей теме.

Служебная записка существует как форма внутренней деловой переписки. Составляется работником или руководителем для выполнения каких-либо работ.

Докладная записка – документ для руководителя, где излагается какой-либо вопрос. В ней могут быть предложения и выводы составителя. Докладная записка часто составляется по требованию руководства или по инициативе подчиненного.

Письмо-претензия - письменное официальное предупреждение, об устранении нарушений. Также рекомендуется прилагать копии документов, подтверждающие обоснованность претензий.

Аналитическая записка - документ, содержащий подробный анализ каких-либо исследований. Целью ее составления может быть формулирование проблемы или обоснование выводов. Справка может содержать предложение вариантов решения проблемы, которые основываются на определенной информации.

Статистическая записка обычно содержит большое количество графиков или таблиц, широко использует статистику и цифры. Данные, приводимые в этом документе, должны быть представлены в определенном порядке, облегчающем восприятие содержания и сравнение данных.

Протокол составляется в целях обсуждения проблемы и принятия решений на общих собраниях, совещаниях трудового коллектива, конференциях и т.п.

Таким образом, форма делового письма определяется целью уведомления, отправителем и его получателем. В деловых письмах проявляется точность, грамотность, исполнителя и его профессиональная компетентность.

В деловом общении используются самые разнообразные виды деловых писем: приглашение или отчет, письмо-согласие или отказ, письмо-жалоба или благодарность, требование или извещение или др.

Умение правильно общаться, является ценным навыком на всех уровнях управления. Деловое общение является одним  из самых массовых видов общения людей в обществе. Оно не заменимо в управленческой культуре и может быть определено как вид культурных универсалий в деловой среде.

Письменное деловое общение чрезвычайно актуально, с точки зрения развития бизнеса, его связи с деловыми партнерами. Письменное обращение может быть представлено  официальными и полуофициальными деловыми письмами, а также широко используется переписка по электронной почте. Значимость делового общения выступает основой для разработки мероприятий с целью обучить людей всевозможным аспектам современного этикета.

Развитие этикета в письменном деловом общении способствует приобретении всей сложности и специфики межнациональной и межкультурной коммуникации. Проблема связана с тем, что коммуникация осуществляется в условиях отличающегося от стандартов поведения и национально-культурных стереотипов мышления, и зависит от сферы профессионального взаимодействия. В процессе обновления управленческой культуры в сторону самоуправления и интеграции высших духовных ценностей, традиционно сложившихся у россиян, деловое общение так же проходит путь преобразований. Письменная форма общения так же важна в условиях повышения культуры гражданского участия, ответственности и справедливости. Эта форма общения значительно расширяет возможности взаимодействия людей в деловой сфере.